Στείλτε email!

Μπορεί να ακούγεται εύκολο, και όντος είναι, απλά χρειάζεται προσοχή σε μερικά λεπτά σημεία...

Κατατοπιστικό “θέμα”: Το θέμα έχει το νόημα να εξηγεί το περιεχόμενο του email. π.χ. email με θέμα εκδήλωση, δεν λένε τίποτα απολύτως. Σκεφτείτε πως το email σας είναι ένα μεταξύ 20, 30 ή και παραπάνω email που λαμβάνει καθημερινά η μέση χρήστρια. Με λίγες παραπάνω λέξεις, μπορούμε να πούμε τι θέλουμε. πχ

Θέμα: 13.12.2007 πολυτεχνείο εκδήλωση ασφαλιστικό,
είναι λέξη και στοιχείο. Δεδομένου ότι το email σας έχει το όνομα της ομάδα σας, πχ ufu@email.gr ή underground_free_university@email.net τότε χωρίς καν να ανοιχτεί το email, υπάρχει σχεδόν όλη η πληροφορία. Αν με ενδιαφέρει το ανοίγω και βλέπω ώρα, ακριβές πρόγραμμα, την αφίσα και κάποια λινκς να μπω λιγουλάκι στο θέμα...
Α και κάτι που θα αναλύσουμε παρακάτω: λόγω των ελληνικών χαρακτήρων και του μεγέθους του παραπάνω θέματος, έχει καλές πιθανότητες να φτάσει σπασμένο ή ακαταλαβίστικο σε αρκετό κόσμο. οπότε το καλυτερότερο, είναι η παρακάτω greeklish εκδοχή του:
Θέμα: 13.12.2007 polytexneio ekdilwsi asfalistiko

Βιβλίο διευθύνσεων: Πολύ πρακτική εφαρμογή που υπάρχει σε όλα τα webmails ή email clients. Δοκιμάστε το! Αποθηκεύετε και διαχειρίζεστε τα email φίλων, γνωστών, συνεργατών σας. Δεν τα χάνετε!

Στέλνετε καινούργιο email? Δημιουργήστε ένα καινούργιο κενό email, και μην απαντήσετε σε κάποιο που σας είχαν στείλει. Είναι συχνό το φαινόμενο να λαμβάνεις απάντηση σε κάτι που είχες στείλει παλιά και το κυρίως κείμενο να είναι τελείως άσχετο με το θέμα του.

Σκεφτείτε το πού απευθύνεστε: Γράψτε απλά και κατανοητά, χωρίς προαπαιτούμενα. Πχ ενα email Που ενημερώνει για μια συζήτηση για τα DRM, μπορεί να είναι κατανοητό από εσάς και την ομάδα σας, αλλά πιθανά όχι από όλον τον κόσμο που θα φτάσει. Οπότε, είτε ανοίξτε μια επεξηγηματική παρένθεση (Digital Rights Managment, ή πως ο υπολογιστής σας θα παίζει μόνο αγορασμένα mp3...), είτε βάτε λινκς (πχ στη wikipedia), κατά προτίμηση στη γλώσσα που θα καταλαβαίνουν οι περισσότερες/οι που θα το λάβουν...

Μην γράφετε σεντόνια: Τα μεγάλα κείμενα κουράζουν. Αν θέλετε, δημοσιεύεστε το σύνολο αυτών που έχετε να πείτε στο site σας, ή επισυνάψτε τα σε μορφή κειμένου (rtf, odt, txt)

Κάθε συζήτηση σε ξεχωριστό email: Έχει ξεκινήσει μια συζήτηση με email για πχ το ασφαλιστικό. Αν στο τρίτο email προσθέσετε και μερικά άλλα θέματα, πχ κάποιες προβολές, το πιθανότερο είναι να μην προσεχθούν. Προτιμήστε να στείλετε ξεχωριστό email γιαυτό.
Από την άλλη επειδή είναι κουραστικό να λαμβάνεις 4-5 διαφορετικά email από το ίδιο άτομο την ίδια χρονική περίοδο, αν έχετε να ανοίξετε πολλά διαφορετικά θέματα, τονίστε το στο “Θέμα” του email.

Θέμα: Φεστιβάλ ταινιών + Συναυλία + εκδρομή...

Απάντηση (Reply ή Re: ή Θέμα:): όταν απαντάτε, κρατήστε και την ερώτηση φανερή. Κατά προτίμηση, απαντήστε στο πάνω μέρος του email, ή επισημάνετε ότι απαντάτε μέσα σ` αυτό που λάβατε...

Προσέξτε το ύφος σας: Όπως συμβαίνει και στον αναλογικό κόσμο,σε μια συζήτηση μέσω email, μπορεί να υπάρξει κάποια διαφωνία και να ανεβούν οι τόνοι.

• Το κακό σε αυτή την περίπτωση, είναι η απόσταση. Σε μια φυσική συζήτηση, μπορεί να ανεβούν οι τόνοι, και η αντιπαράθεση να γίνει υβριστική ή και πιο χειροπιαστή. Στην ασφάλεια του υπολογιστή μας, μπορούμε εύκολα να χαλαρώσουμε και να πούμε πράγματα που δεν θα λέγαμε ποτέ σε μια συζήτηση.
• Το καλό σε αυτή την περίπτωση, είναι η απόσταση. Αν νευριάσετε, αφήστε το πληκτρολόγιο, σκεφτείτε λίγο και απαντήστε ψύχραιμα και επί της ουσίας. Όσο αποφεύγονται εντάσεις ή προσωπικές επιθέσεις, τόσο το καλύτερο!
  Το ίδιο ισχύει και όταν θελήσετε το βράδυ γυρνώντας στο σπίτι πιωμένοι, να δείτε τα email σας και να απαντήσετε...

λινκς: όταν εισάγετε λινκς (σύνδεσμοι) π.χ. example_site.org , προσέξτε να:

• μην περιέχουν κενά
• να είναι πλήρες, δηλαδή να περιέχει και τα http:// ώστε να διαβάζεται από όλα τα email clients
• προσέξτε τα σημεία στίξης να μην κολλάνε στο λινκ, ιδίως οι τελείες, γιατί μπορεί να παρερμηνευτεί σαν μη ολοκληρωμένο λινκ.
• μερικές φορές χρειάζεται να βάλετε το λινκ με κάποια φόρμα html για να βγει ενεργό και όχι απλά κείμενο. αν πάλι το εισάγετε χειροκίνητα σε μορφή html, χρησιμοποιείεστε την παρακάτω σύνταξη

<a  href="http://www.examplesite.org"a>ονομασία του site</a>
στα εισαγωγικά μπαίνει το URL ενώ στο δεύτερο κομμάτι, η ονομασία του

• άμα λαμβάνετε λινκς που φαίνονται εντάξυ αλλά δεν σας οδηγούν σε σελίδα, προσέξτε μήπως κατά τη μεταφορά του μεσώ email, έσπασε και παρουσιάζει κενά. πχ το site του ufu, μπορεί να εμφανίζεται: http://www. ufu.gr , το οποίο δείχνει ενεργό αλλά δεν είναι, μιας και πριν το πρώτο u υπάρχει κενό.

Κεφαλαία: Αποφεύγετε να γράφετε μόνο με κεφαλαία. Κουράζουν στην ανάγνωση και στη γλώσσα των υπολογιστών σημαίνει πως αυτό που γράφετε, αν το λέγατε, θα φωνάζατε. Για να δώσετε έμφαση, χρησιμοποιήστε σημεία στίξης, πχ θαυμαστικά, τελείες αστερίσκους...